Empresa:
Qwantec
Suite de gestión de personas
herramientas: figma, notion, miro, maze, monday
Introducción
Qwantec es una empresa dedicada a soluciones tecnológicas de gestión de personal y control de asistencia en Chile y Perú.
El desafío era crear un nuevo producto donde se pudiera integrar todas las funciones de Reloj Control como control de asistencia, cálculos, reportes, junto con remuneraciones y gestión documental, para pequeñas y medianas empresas. Aquí es donde nace Workera, un Saas para pequeñas y medianas empresas que integra control de asistencia, remuneraciones y gestión documental.
Research
Lo primero fue entender el contexto donde nos íbamos a desenvolver: saber quién es Qwantec, su gente, sus usuarios y la situación actual de la empresa.
Benchmark
Por otro lado necesitábamos conocer lo que le rodea, es decir el mercado: quiénes son la competencia, la personalidad de marca y definir sus perfiles de usuario.
Para ello realizamos un análisis comunicacional de su web y sus canales (redes sociales), identificamos cuales son sus productos y servicios, el público objetivo de cada una y de acuerdo a esto las necesidades y problemas de sus clientes.
La conclusión de esto fue que hay distintos perfiles dentro del mercado, algunos apuntan a modelos más tradicionales y otros a un modelo algo más innovador, sin embargo su factor diferenciador no se proyecta a largo plazo ya que se basa en elementos tangibles, que pueden ser fácilmente alcanzados o superados.
Hallazgo
El mercado nacional no ha sabido potenciar la experiencia de usuario entorno al software que ofrecen (SaaS)
Oportunidad
Ser el primer poveedor nacional que realiza una completa transformación digital, desarrollando una suite donde el usuario sea el centro de las definiciones del producto.
Percepción interna
Para la investigación interna, realizamos encuestas a los funcionarios, con el objetivo principal de conocer cual es la percepción interna de la propuesta de valor de Qwantec.
Nuestros objetivos secundarios eran:
Determinar el nivel de valoración de marca que tienen los funcionarios
Identificar los valores que representa la empresa para los empleados
Identificar el impacto que tiene la gerencia sobre el personal
Determinar los niveles de comunicación interna
Determinar la claridad de los objetivos general
Hallazgos
Los valores que identifican a los trabajadores son los mismos que reconocen los clientes en Qwantec: control
Las principales debilidades son la falta de información, de comunicación, de capacitación, que finalmente afecta al trabajo entre las áreas, y finalmente al cliente.
Reconocen falta de comunicación, cercanía y motivación de parte de gerencia, que se refleja en poca interacción entre las áreas y poco ambiente colaborativo.
Percepción externa
Para saber qué piensan los clientes de Qwantec, realizamos una encuesta online para determinar cuál es la percepción externa de la propuesta de valor de la empresa.
Nuestros objetivos secundarios son:
Definir los distintos perfiles de consumidor
Determinar el factor decisivo de compra
Determinar el nivel de valoración de marca que tienen los clientes
Identificar los valores que representa la empresa para los clientes
Determinar y evaluar los niveles de comunicación con los clientes
Evaluar y medir los niveles de fidelización
La encuesta fue respondida por 351 clientes, y arrojó que la mayoría asocia a Qwantec con valores tradicionales como el control, rapidez, orden, seguridad e información.
En un 46% fue determinante el "control" para contratar los servicios con Qwantec.
Conclusiones
El cliente se identifica con valores tradicionales, por lo tanto busca una solución tradicional
La experiencia que se entrega al cliente gira en torno solo al producto y no al servicio
Pero...
¿Qué tiene que ver la percepción de valor con UX?
La diferencia está en tener un piso "intangible" que brinde los valores de identidad, principios (valores, propósitos, objetivos y visión) y buenas prácticas (capacitaciones, estudio, talleres) desde la esencia de la empresa hacia el producto, es decir, va de la mano con la misión, visión y valores.
Según el Magic Quadrant de Gartner de HCM suites 2018, el liderazgo implica mezclar una visión desarrollada y una buena ejecución, y hasta el momento la empresa solo estaba ejecutando.
Entonces el escenario actual es que muchas pymes están dejando de ser un "emprendimiento" y están comenzando a ser una "empresa", están mejor posicionadas, en su etapa madura y en continuo crecimiento, conscientes de que están viviendo una transformación digital.
Nuestra oportunidad está en brindar herramientas, educar y orientar a nuestros clientes hacia una completa transformación digital.
Entrevistas con usuarios
Entrevistamos presencialmente a 11 usuarios de Relojcontrol.com, de rubros tan distintos como el turismo, la educación, bar/restaurant, construcción, venta de tecnología y estudio de abogados, para conocer los ciclos de trabajo, las metas y objetivos, la relación con la plataforma, sus necesidades y dolores.
Aplicamos distintas herramientas como test de guerrilla/shadowing, test CES y una plantilla de Design Inception para el UI.
Descubrimientos:
Necesidad de digitalizar los procesos: poseen mucho papel, lo que alarga los tiempos de búsqueda, de contratación y de ordenamiento de la información.
Problemas de usabilidad: Reloj Control es poco intuitivo, engorroso, lento y muy complicado para los usuarios nuevos, nada amigable. Esto se traduce en muchas consultas a soporte y en tener que capacitar más de una vez a los usuarios. Además el diseño está muy recargado de datos, es confuso y el usuario se pierde.
Centralizar la información: Información esparcida y poco acceso a ella, solo unos pocos la manejan y cuando otros la necesitan es casi imposible acceder (oportunidad de acceso con roles y permisos).
Datos inútiles: Los KPI de Reloj Control no significaban ningún aporte, prácticamente nadie los usaba ya que era muy complicados de leer y tampoco era relevante para las jefaturas.
En cuanto al Design Inception Worksheet, el fin de esta herramienta es traspasar sentimientos y sensaciones a un estilo visual para la plataforma.
Por ello la primera pregunta fue "¿por qué usarían la plataforma?". Los conceptos que más se repitieron fueron "tiempo/rapidez", "optimización" (del tiempo), y "amigable".
En la segunda capa de la plantilla debían expresar qué humor facilitaría que estas necesidades se cumplan. Ganó "seguridad", luego "confianza" y "tranquilidad".
Finalmente la capa más externa del círculo se enfocaba en cómo comunicar este humor a través de un lenguaje visual (color, espacio, forma y movimiento). Los usuarios manifestaron querer espacios "amplios", "segmentados" y "ordenados", colores azules, verdes y celestes, con movimientos rápidos pero suaves, y formas cuadradas y rectas, pero bordes redondeados.
Esto ya nos daba el primer impulso para trabajar en el estilo de lo que sería la suite.
Definiciones
User persona
Dos de ellos son hábiles con la tecnología, de una generación digitalizada, motivados por aportar a la empresa y que RRHH sea algo más que solo papeleo, sino que también considere el talento de su gente y potenciarlo.
En cambio los otros dos perfiles más "clásicos", resistentes al cambio, cerrados, en constante demostración de que aún son útiles, sin ganas ni herramientas para adaptarse ni reinventarse. La tecnología no es su fuerte, se frustran ante sistemas complicados y poco amigables, y son de aprendizaje lento y requieren apoyo.
Roles y permisos
Se definieron los tipos de roles de usuario y sus permisos respectivos, considerando los variados cargos y facultades que existen en las empresas. Además se contempló un rol especial para el Representante Legal de la empresa y para el fiscalizador de la Dirección del Trabajo.
Diseño
Wireframes
Prototipo Workera (usuario empresa)
El prototipo está bajo constante cambio en su diseño de experiencia, de acuerdo a resultados de testeos con usuarios e iteraciones y evaluaciones heurísticas.
Prototipo Portal del trabajador
En paralelo al desarrollo de Workera versión escritorio, debimos idear y diseñar la versión para los trabajadores. "Portal del trabajador" es una app móvil para los empleados de la empresa. La cuenta se crea en el momento en que desde la empresa registran al trabajador en Workera. Luego de una verificación de identidad en la app el trabajador puede firmar documentos, marcar asistencia, justificar atrasos e inasistencias, solicitar vacaciones y salidas, reportar incidencias de marcación, entre otras cosas.
